Подготовка к поступлению на МВА программы требует определенных временных затрат. Подготовка к GMAT, TOEFL; написание эссе; заполнение аппликационной формы и т.д. Важно правильно распоряжаться временем, чтобы все успеть сделать. Мы открываем серию статей об управлении временем (time management), из которых Вы узнаете о наиболее действующих стратегиях.

 При подготовке к экзаменам перед поступлением на МВА программы, либо просто при заполнении аппликационной формы, важно правильно распределять время. Ведь если Вы еще и работаете, то умение находить время на подготовку будет очень важным. У Вас наверняка будут возникать разные «срочные», «необходимые для выполнения» задания. Следующие стратегии помогут Вам правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет при поступлении.

1. Метод Эйзенхауэра
Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?
Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

Матрица приоритетов Эйзенхауэра
 
Как рекомендуется поступать с делами разных типов?

I. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса (либо в нашем случае для поступления на МВА программу). За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
II. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
III. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
IV. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

2. Еще одна успешная стратегия ПРИНЦИП ПАРЕТО
Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора.
Авраам Линкольн

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

В каких областях может применяться принцип Парето?
Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:
· 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств
· 20% преступников совершают 80% преступлений
· 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия
· 20% клиентов определяют 80% доходов компании.
 
Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?
Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:
· 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы
· 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки
· 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.
 
Как можно использовать принцип Парето ?
Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…
Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли). Либо в нашем случае, Вы  можете использовать этот принцип при выборе книг для подготовки, программ и т.д.

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников – стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?

Источник: Использовались материалы сайта www.dist-cons.ru